A Complexidade de Contratar uma Secretária CLT: Regras, Obrigações e Riscos

Contratar uma funcionária CLT para o consultório vai muito além de assinar a carteira. Conheça todas as obrigações legais, burocracias mensais e riscos trabalhistas que você assume como empregador.

1. Obrigações na contratação

Antes mesmo do primeiro dia de trabalho, o empregador deve cumprir uma série de exigências legais estabelecidas pela CLT e legislação complementar.

Documentação obrigatória

Segundo o Art. 29 da CLT, você deve solicitar e arquivar:

• CTPS (Carteira de Trabalho) - física ou digital via app gov.br
• RG e CPF - cópias para arquivo
• Título de Eleitor - comprovante de regularidade eleitoral
• Comprovante de residência - atualizado nos últimos 3 meses
• Certidão de nascimento ou casamento
• PIS/PASEP - ou cadastro no primeiro emprego
• Foto 3x4 - para ficha de registro
• Comprovante de escolaridade
• Certificado de reservista - para homens até 45 anos
• Certidão de nascimento dos filhos - para salário-família
• Carteira de vacinação dos filhos - menores de 7 anos
• Comprovante de frequência escolar - filhos de 7 a 14 anos

Exame admissional

Conforme NR-7, o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) admissional é obrigatório e deve ser realizado antes do início das atividades. O custo varia de R$ 50 a R$ 150 por funcionário e deve ser custeado pelo empregador.

Registro no eSocial

O registro deve ser transmitido ao eSocial até o dia anterior ao início do trabalho (evento S-2200). Atrasos geram multa de R$ 600 por empregado, podendo chegar a R$ 6.000 em casos de reincidência.

2. Obrigações mensais

Todo mês, o empregador deve cumprir um calendário rígido de obrigações. Qualquer atraso gera multas e encargos.

Folha de pagamento

• Até o 5º dia útil: Pagamento do salário do mês anterior
• Cálculo de descontos: INSS (7,5% a 14%), IRRF (se aplicável), vale-transporte (6%)
• Holerite: Emissão obrigatória com discriminação de todas as verbas

eSocial - Eventos mensais

• S-1200: Remuneração do trabalhador - até dia 15
• S-1210: Pagamentos de rendimentos - até dia 15
• S-1299: Fechamento dos eventos periódicos - até dia 15

FGTS e contribuições

• FGTS (8%): Depósito até dia 7 via SEFIP/Conectividade Social
• INSS patronal (20%): Recolhimento via DARF até dia 20
• RAT/SAT: Adicional de 1% a 3% conforme risco da atividade

Controle de ponto

Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a manter controle de ponto (Art. 74, §2º, CLT). Mesmo para consultórios menores, é altamente recomendável para evitar alegações de horas extras em processos trabalhistas.

3. Férias, 13º e direitos trabalhistas

Férias

• Período aquisitivo: 12 meses de trabalho
• Período concessivo: Até 12 meses após o período aquisitivo
• Pagamento: Até 2 dias antes do início das férias
• Adicional: 1/3 constitucional sobre o valor das férias
• Fracionamento: Até 3 períodos, sendo um de no mínimo 14 dias

Multa por férias vencidas: Pagamento em dobro se concedidas após o período concessivo (Art. 137, CLT).

13º Salário

• 1ª parcela: Até 30 de novembro (50% do salário)
• 2ª parcela: Até 20 de dezembro (50% + descontos)
• Proporcional: 1/12 por mês trabalhado (mínimo 15 dias no mês)

Outros direitos

• Intervalo intrajornada: Mínimo 1 hora para jornadas acima de 6h
• Descanso semanal remunerado: Preferencialmente aos domingos
• Adicional noturno: 20% sobre a hora diurna (22h às 5h)
• Horas extras: Adicional mínimo de 50% (100% em domingos/feriados)
• Licença-maternidade: 120 dias com estabilidade de 5 meses após o parto

4. Riscos de processos trabalhistas

Consultórios médicos estão entre os estabelecimentos mais vulneráveis a ações trabalhistas, principalmente por desconhecimento da legislação.

Principais alegações em processos

• Horas extras não pagas: Funcionários alegam jornadas estendidas sem registro
• Desvio de função: Secretária realizando atividades não previstas no contrato
• Assédio moral: Pressão excessiva, humilhações ou tratamento inadequado
• Dano existencial: Jornadas exaustivas que impedem vida social/familiar
• Vínculo não reconhecido: Funcionários sem registro formal

Valores médios de condenações

Processos trabalhistas contra pequenos empregadores podem resultar em condenações significativas:

• Horas extras (2 anos): R$ 15.000 a R$ 40.000
• Danos morais: R$ 5.000 a R$ 30.000
• Vínculo não reconhecido: R$ 20.000 a R$ 80.000
• Estabilidade gestante: R$ 15.000 a R$ 50.000

Além dos valores da condenação, há custos com advogados (15% a 30% do valor da causa), perícias e tempo dedicado ao processo.

5. Demissão e rescisão contratual

Demissão sem justa causa

O empregador deve pagar:

• Aviso prévio: 30 dias + 3 dias por ano trabalhado (máximo 90 dias)
• Saldo de salário: Dias trabalhados no mês da demissão
• Férias proporcionais + 1/3: Período aquisitivo incompleto
• Férias vencidas + 1/3: Se houver período concessivo não usufruído
• 13º proporcional: Meses trabalhados no ano
• Multa do FGTS (40%): Sobre todo o saldo depositado
• Liberação do FGTS: Guias para saque
• Seguro-desemprego: Formulários necessários

Pedido de demissão

Quando a funcionária pede demissão, você deve pagar saldo de salário, férias proporcionais + 1/3 e 13º proporcional. Não há multa do FGTS, mas os depósitos ficam retidos.

Prazos de pagamento

• Aviso prévio trabalhado: Até o 1º dia útil após o término
• Aviso prévio indenizado: Até 10 dias após a notificação

O descumprimento dos prazos gera multa equivalente a um salário (Art. 477, §8º, CLT).

Exame demissional

Obrigatório conforme NR-7, deve ser realizado até a data da homologação. A ausência pode invalidar a rescisão e gerar passivos trabalhistas.

6. Alternativa: tecnologia para reduzir dependência

Diante de tanta complexidade, muitos médicos estão repensando a necessidade de funcionários exclusivos para atendimento telefônico e agendamentos.

Uma secretária virtual com inteligência artificial pode assumir o atendimento via WhatsApp, agendar consultas, responder dúvidas frequentes e gerenciar sua agenda automaticamente. Tudo isso sem nenhuma das obrigações trabalhistas descritas neste artigo.

Conclusão

Contratar uma secretária CLT envolve muito mais do que pagar um salário. As obrigações legais, burocracias mensais e riscos trabalhistas exigem tempo, conhecimento e recursos que muitos médicos prefeririam dedicar ao atendimento de seus pacientes.

Se a principal função da secretária é atender WhatsApp e agendar consultas, vale considerar alternativas tecnológicas que eliminam toda essa complexidade e ainda funcionam 24 horas por dia, todos os dias da semana.